Informations & Recommandations

Préparation Audit de Surveillance

Vous venez de répondre au questionnaire.

Il est maintenant temps de faire un point sur l’ensemble de vos dossiers FORMATION car l’auditeur échantillonnera dans chacun d’eux pour vérifier que vous avez « tenu » le process que vous lui aviez présenté lors de l’audit initial. Pour ce faire, téléchargez le document de travail excel (cf ci-dessous) qui pourra vous y aider.

Vous trouverez ici quelques INFORMATIONS et quelques RECOMMANDATIONS pour vous préparer au mieux à votre audit de surveillance.

Informations

Programmation de la date d'audit

Deux cas de figures :

  1. L’organisme certificateur vous adresse un mail en vous proposant des périodes ; vous pouvez bien entendu choisir la période qui vous convient sans tenir compte de ses propositions.
  2. Vous anticipez ce mail et contactez l’organisme certificateur pour lui proposez la période qui vous convient.

L’organisme certificateur fera un point avec l’auditeur qui était positionné sur votre audit initial et vous confirmera une date par mail.

Contact avec l'auditeur avant la date d'audit

Une fois la date d’audit programmée, l’auditeur vous adressera le plan d’audit 15 jours à 3 semaines avant la date.

Il pourra vous demander la liste des formations que vous avez dispensées depuis l’audit initial ou vous posez quelques questions pour préparer son intervention … en effet, les auditeurs n’auront qu’une demi-journée pour balayer l’ensemble des indicateurs.

Pendant l'audit

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Réunion d’ouverture :

L’auditeur fera un point avec vous sur ce qui s’est passé pour votre OF depuis l’audit initial :
• Y a t’il eu des modifications majeures ?
• Quelles sont les formations que vous avez dispensées depuis l’audit initial ? Celles qui ont été le plus dispensées ? Celles qui ont des certifications professionnelles (RNCP / RS) ? …

Le questionnaire « Etat des lieux » que vous venez de compléter vous y aidera.

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Au cours de l’audit :
L’auditeur se basera sur le rapport d’audit. 
A partir de la liste des nouvelles formations qui vous lui aurez présentées, selon les cas, il pourra sélectionner une ou plusieurs formations qui lui sembleront être les plus représentatives pour son échantillonnage.

UN CONSEIL : c’est à l’auditeur de créer un espace de dialogue et d’échange, en posant les questions adéquates et en vérifiant, par lui même, la conformité de votre structure, il n’appréciera pas que l’audit soit mené par vous !

Les non-conformités :

  • Si vous avez eu 1 ou plusieurs non-conformités lors de l’audit initial, l’auditeur vérifiera si vous avez respecté le plan d’action. Le cas échéant, il mettra une non-conformité majeure si elle n’a pas été appliquée.
  • Si l’auditeur voit un manquement sur plusieurs dossiers = non-conformité majeure.
  • Si l’auditeur voit un manquement sur 1 dossier = non-conformité mineure.

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Réunion de clôture :

Comme pour l’audit initial, l’auditeur prendra un temps pour rédiger le rapport d’audit et vous confirmera s’il a vu des non-conformités et lesquelles.

Après l'audit

Si vous avez ZERO non-conformité, votre certification Qualiopi est maintenue jusqu’à l’audit de renouvellement.

Si vous avez eu des non-conformités, le traitement est le même que pour l’audit initial :

  • NC Majeure = plan d’action à envoyer dans les 3 mois => votre certification Qualiopi est maintenue jusqu’à ce que la non-conformité soit levée. Passé le délai des 3 mois, votre certification est suspendue.
  • NC Mineure = plan d’action à envoyer dans les 6 mois => votre certification Qualiopi est maintenue.

Info +

CNEFOP :
Les OF qui ont passé l’audit initial avec une certification CNEFOP n’ont été audité que sur certains indicateurs. Pour l’audit de surveillance, ils seront audités sur l’ensemble des indicateurs.

Pas de formation depuis l’audit initial :
L’auditeur vérifiera cette information à partir du BPF qui devra donc être « NEANT ».
Il portera son attention sur les process de l’OF.

Recommandations

Si l'audit initial s'est mal passé … demandez un autre auditeur !

Si votre audit initial s’est mal déroulé et que vous ressentez un fort stress à « revoir » votre auditeur … N’HESITEZ PAS, contactez l’Organisme Certificateur pour faire la demande d’un autre auditeur.
Pour information, il est fort probable que ce soit le même auditeur pendant 2 cycles c’est à dire « Initial + Surveillance + Renouvellement + Surveillance », soit pendant 6 ans !!!

Faites un état des lieux, identifier les écarts

Faites un point précis des formations dispensées depuis l’audit initial.
Pour cela, vous pouvez utilisez le document de travail à télécharger (cf colonne à droite).

Identifier clairement ce qui peut vous faire défaut et démontrer clairement que vous avez mis en place les mesures amélioratives ou  correctives nécessaires.

Ne vous épuisez pas à rendre vos dossiers parfait.
Prenez le temps de (re)penser votre système, puisque si vos dossiers sont souvent « incomplets », c’est que votre process est soit trop lourd, soit mal compris par les parties prenantes, soit inadapté. Dans tous les cas, il se corrige pour être appliqué.
Avec le document de travail, vous pourrez avoir la visibilité des documents manquants et faire le choix de les « récupérer » ou de repenser votre process.

Aussi, si le jour de l’audit, vous présentez à l’auditeur votre démarche d’amélioration continue en ayant :
• préalablement identifié le problème,
• analysé la cause,
• mis en place un plan d’action,
• voire, prouvé qu’il a été résolu,
Tout se passera bien !!

Aviez-vous eu des non-conformités lors de l'audit initial ?

Il est à noter que tous les indicateurs qui ont soulevé une non-conformité seront audités à l’audit suivant. L’auditeur  évaluera donc l’efficacité de vos propositions d’actions correctives.

Si vous aviez un écart mineur à l’audit initial, si celui ci n’a pas été levé, il sera automatiquement requalifié en majeur.

Avez-vous eu des stagiaires absents ou des abandons ?

L’auditeur pourra vous demander de voir les feuilles d’émargement d’une ou plusieurs formations.
Si l’ensemble des stagiaires n’ont pas signé cette feuille, il pourra vous demander comment vous avez géré/traité leur absence.

Vérifiez donc tous vos émargements et préparez votre argumentaire à cet effet !

Faites l'analyse des évaluations à chaud

L’auditeur pourra vous demander de voir précisément l’évaluation à chaud d’une formation. Au regard des remarques/appréciations des stagiaires, il pourra vous demander le traitement qu’il en a été fait.

Préparez donc votre argumentaire à cet effet si oui ou non vous avez traité cette appréciation (et pourquoi non !)
Complétez votre tableau d’amélioration continue si vous en avez fait quelque chose !

Faites un point sur les formations en tant que sous-traitant

L’auditeur va prioriser son échantillonage sur les formations que vous avez eu direct.

Toutefois, si vous n’avez dispensé que des formations en sous-traitance (ou beaucoup), vous devrez être en mesure de répondre au respect de l’ensemble des indicateurs.

Où se trouve le logo QUALIOPI dans vos documents ?

Lorsque vous avez reçu votre certificat QUALIOPI, vous avez également reçu la CHARTE D’UTILISATION DU LOGO QUALIOPI.

L’auditeur va vérifier que cette charte a bien été respecté … le cas échéant, ce sera une non-conformité !

Pour rappel, voici un lien qui fait le récap !